Les régies d’avances et de recettes constituent une atténuation de la séparation des ordonnateurs et des comptables. Elles permettent à un comptable de payer des dépenses sans avoir reçu d’ordre préalable de l’ordonnateur ou à un ordonnateur de manier des fonds publics. En d’autres termes, les régies permettent à des agents publics d’encaisser des recettes et d’effectuer des dépenses sans avoir la qualité de comptable public. Elles ont des modalités d’organisation et de fonctionnement particulières, et sont placées sous la responsabilité de régisseurs, qui, comme les comptables publics, peuvent faire l’objet de contrôles et voir leur responsabilité engagée.
1/ En ce qui concerne l’organisation des régies, elles sont créées selon les dispositions propres à chaque catégorie d’organisme et sur avis conforme du comptable public assignataire (c’est-à-dire le comptable pour le compte duquel le régisseur effectue les opérations) :
- par arrêté conjoint du ministre du Budget et du ministre intéressé ;
- par arrêté ministériel ;
- par arrêté du préfet, après avis du trésorier-payeur général (TPG) ;
- par décision du directeur d’un établissement public national (après accord du contrôleur financier placé auprès de l’établissement ou après accord du TPG si l’établissement n’est pas soumis au contrôle financier central) ;
- par décision du directeur d’établissement pour les régies des établissements publics locaux d’enseignement (collèges et lycée).
A noter que des sous-régies peuvent également être créées par arrêté interministériel.
Selon l’art. 18 RGCP,
“Des régisseurs peuvent être chargés pour le compte des comptables publics d’opérations d’encaissement ou de paiement.”
Les régisseurs sont des personnes physiques qui sont nommés par arrêté de l’ordonnateur de l’organisme auprès duquel la régie est instituée. La nomination est soumise à l’agrément du comptable assignataire. Avant d’entrer en fonctions, ils doivent constituer un cautionnement dans les conditions fixées par arrêté du ministre chargé du budget, mais ils peuvent en être dispensés si les sommes maniées n’excèdent pas un certain seuil (1 220 € par mois). Ils peuvent être aussi exemptés du cautionnement sur décision de l’ordonnateur avec agrément du comptable assignataire. Ils peuvent également souscrire une assurance personnelle volontaire. Ils bénéficient d’une indemnité annuelle de responsabilité.
La possibilité d’instaurer un régisseur se justifie par des nécessités pratiques lorsqu’il faut payer ou encaisser des sommes rapidement ou d’un faible montant :
- concernant les recettes : un régisseur peut liquider (à la place de l’ordonnateur) et recouvrer (à la place du comptable) directement une recette, il appartient ensuite au comptable de régulariser a posteriori l’opération ;
- concernant les dépenses : un régisseur peut payer une dépense d’avance qui est ensuite ordonnancée a posteriori par l’ordonnateur (en principe l’ordonnancement est préalable au paiement).
2/ En ce qui concerne le fonctionnement des régies, il faut distinguer trois catégories de régie :
- les régies de recettes : elles sont mises en place pour encaisser de petites sommes d’argent ;
- les régies d’avances : elles sont mises en place pour payer de petites sommes ;
- les régies d’avances et de recettes : elles effectuent des encaissements et des paiements pour des petites sommes.
a) Les régies de recettes : la nature des produits à encaisser est fixée par l’acte constitutif de la régie. Ces régies ne peuvent pas encaisser les impôts, taxes et redevances, sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget. Elles peuvent encaisser les recettes réglées par les redevables dans les mêmes conditions que les comptables publics, mais seuls les règlements en numéraire (en espèces), par remise de chèques et par carte bancaire sont admis. Toute autre modalité d’encaissement des recettes est soumise à l’accord préalable du TPG ou du receveur des finances. Les régisseurs doivent verser et justifier les recettes encaissées par leurs soins au comptable public assignataire au minimum une fois par mois. Ils peuvent disposer d’un fonds de caisse permanent dont le montant est fixé par l’acte constitutif de la régie.
b) Les régies d’avances : sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget, elles ne peuvent payer que certaines dépenses :
- les dépenses de matériel et de fonctionnement dans la limite d’un montant fixé par arrêté du ministre chargé du budget (750 €) ;
- la rémunération des personnels payés sur une base horaire ou à la vacation ainsi que les charges sociales y afférentes ;
- les secours ;
- les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;
- certaines autres dépenses par dérogation accordée par le ministre du Budget (exemple : les dépenses des colonies de vacances organisées en faveurs des enfants du personnel).
Les régisseurs doivent obligatoirement payer les dépenses par virement, mandat, en numéraire ou par carte de paiement. Ils disposent d’une avance dont le montant est fixé par l’acte constitutif de la régie d’avances (au maximum égal au sixième du montant prévisible des dépenses annuelles à payer par le régisseur, mais une dérogation est possible). Ils doivent remettre les pièces justificatives des dépenses payées, soit à l’ordonnateur, soit au comptable assignataire, suivant les règles propres à chaque catégorie d’organismes (mais au moins une fois par mois). L’ordonnancement intervient pour le montant des dépenses reconnues régulières.
c) Les régies de recettes et d’avances : les dispositions applicables aux régies de recettes et celles applicables aux régies d’avances s’appliquent aux régies de recettes et d’avances.
d) Dans tous les cas, les régisseurs sont astreints à tenir une comptabilité dont la forme est fixée par le ministre du budget et le cas échéant par le ou les ministres concernés. Cette comptabilité fait apparaître et permet de justifier à tout moment :
- pour les régies de recettes, la situation de l’encaisse ;
- pour les régies d’avances, la situation de l’avance reçue ;
- pour les régies de recettes et d’avances, la situation de l’encaisse et de l’avance reçue.
3/ Enfin, concernant le contrôle et la responsabilité des régisseurs : ils sont soumis aux contrôles du comptable public assignataire et de l’ordonnateur auprès desquels ils sont placés et leur responsabilité pécuniaire est susceptible d’être engagée. Même s’ils ne sont pas des comptables publics, le fait de manier des fonds publics les assujetti à des contrôles similaires à ceux des comptables. Leur responsabilité peut ainsi être engagée dans les mêmes conditions. Elle peut aussi conduire à l’engagement de la responsabilité du comptable assignataire.
Le comptable assignataire contrôle les régisseurs qui sont ainsi astreints à tenir une comptabilité capable de faire ressortir à tout moment la situation de l’encaisse et/ou de l’avance reçue. Ce contrôle peut s’exercer sur pièces et sur place. Il porte sur l’ensemble des opérations de recettes et dépenses effectuées pour son compte par le régisseur, sur leur régularité et leur conformité au texte constitutif de la régie, et compte tenu de leur importance, sur les pièces justificatives et les délais de remises de celles-ci. A l’issue de son mandat, le comptable assignataire délivre un certificat de libération définitive des garanties que le régisseur a constitué. Quant à l’ordonnateur, il contrôle également le régisseur, même si c’est surtout le comptable qui reste le premier intéressé dans les faits.
Les régisseurs sont également soumis aux vérifications des autorités habilitées à contrôler sur place le comptable public assignataire et l’ordonnateur, et notamment l’Inspection générale des finances (IGF) qui peut procéder à diverses vérifications.
Les régisseurs sont soumis aux règles, obligations et responsabilité des comptables. Leur responsabilité personnelle et pécuniaire concerne la garde et la conservation des fonds qu’ils recueillent ou qui leur sont avancés, le maniement des fonds et mouvements de comptes de disponibilité, la conservation des pièces justificatives et la tenue de la comptabilité des opérations. Leur responsabilité peut être engagée en cas de gestion de fait.
La responsabilité pécuniaire est mise en jeu au cours d’une procédure amiable par l’émission d’un ordre de versement, émis après avis du comptable public assignataire, par l’ordonnateur de l’organisme auprès duquel le régisseur est placé. Si le régisseur n’acquitte pas la somme (il peut solliciter un sursis à l’autorité qui a émis l’ordre de versement), il est mis en débet. Il peut demander au ministre du Budget la remise gracieuse des sommes mises à sa charge. Le ministre statue après avis de l’ordonnateur concerné et du comptable assignataire. Au-delà de 200 000 € de remise gracieuse, le projet est soumis à l’avis de la Cour des comptes.